Những Lưu Ý Khi Nhập Dữ Liệu Trong Excel

Nhập dữ liệu đúng vào bảng tính ngay từ lần đầu tiên sẽ tránh được các vấn đề sau này và giúp bạn dễ dàng sử dụng nhiều công cụ và tính năng của Excel như  công thức  và  biểu đồ . Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những điều nên và không nên làm cơ bản khi nhập  dữ liệu  vào các chương trình bảng tính như Excel,  Google Sheets và Open Office Calc.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Mac, Excel cho Microsoft 365 và Excel Online.

Tổng quan về nhập dữ liệu Excel

Bảng tính Excel là công cụ phân tích mạnh mẽ lưu trữ lượng lớn dữ liệu. Đảm bảo dữ liệu của bạn được hiển thị và phân tích chính xác bằng cách sử dụng các phương pháp hay nhất của Excel để nhập dữ liệu.

Sau đây là những điều nên và không nên ghi nhớ khi sử dụng Excel:

• Hãy  lập kế hoạch cho bảng tính của bạn.
• Không  để hàng hoặc cột trống khi nhập dữ liệu liên quan.
• Hãy  lưu thường xuyên và lưu ở hai nơi.
• Không  sử dụng số làm tiêu đề cột và không bao gồm đơn vị trong dữ liệu.
• Hãy  sử dụng tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên trong công thức.
• Không  để các ô chứa công thức không khóa.
• Hãy  sắp xếp dữ liệu của bạn.

Hãy lập kế hoạch cho bảng tính của bạn

Khi nhập dữ liệu vào Excel, bạn nên lập kế hoạch trước khi bắt đầu nhập. Quyết định cách sử dụng bảng tính, dữ liệu sẽ chứa trong đó và những gì sẽ được thực hiện với dữ liệu đó. Những quyết định này ảnh hưởng đáng kể đến bố cục cuối cùng của bảng tính.

Việc lập kế hoạch trước khi nhập sẽ tiết kiệm thời gian sau này nếu cần sắp xếp lại bảng tính để sử dụng hiệu quả hơn.

Sau đây là một số điểm cần cân nhắc khi lập kế hoạch cho bảng tính Excel của bạn:

• Mục đích của bảng tính là gì?
• Bảng tính có thể chứa bao nhiêu dữ liệu?
• Biểu đồ có cần thiết không?
• Bảng tính có được in không?

Mục đích của bảng tính là gì?

Mục đích của bảng tính xác định vị trí của dữ liệu, vì thông tin quan trọng nhất cần phải hiển thị và dễ truy cập. Nếu dữ liệu của bạn yêu cầu tính toán, các phép tính sẽ xác định công thức và  hàm nào  là cần thiết và nơi cần nhập công thức.

Bảng tính có thể chứa bao nhiêu dữ liệu?

Lượng dữ liệu mà bảng tính ban đầu sẽ lưu trữ và lượng dữ liệu sẽ được thêm vào sau đó sẽ quyết định số lượng trang tính bạn cần cho sổ làm việc.

Dưới đây là một vài lời khuyên:

• Đừng phân tán dữ liệu của bạn quá nhiều. Khi dữ liệu được chứa trong nhiều trang tính, thông tin cụ thể có thể khó tìm. Ngoài ra, các phép tính trải dài trên nhiều trang tính hoặc sổ làm việc sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của Excel.
• Đối với các bảng tính lớn  , hãy hiển thị tổng số cột quan trọng phía trên tiêu đề cột, thay vì ở cuối bảng tính để tìm thông tin tóm tắt nhanh chóng.

Có cần biểu đồ không?

Nếu toàn bộ hoặc một phần dữ liệu được sử dụng trong biểu đồ hoặc nhiều biểu đồ, điều này có thể ảnh hưởng đến bố cục thông tin.

Thực hiện các biện pháp tốt nhất sau đây khi sử dụng biểu đồ:

• Tùy thuộc vào loại biểu đồ, dữ liệu có thể cần được nhóm khác nhau. Ví dụ: tạo vùng tóm tắt cho biểu đồ hình tròn.
• Đối với các bảng tính lớn, hãy di chuyển biểu đồ sang các trang riêng biệt để bảng tính không bị quá nhiều dữ liệu và hình ảnh.

Bảng tính có được in không?

Cách bạn sắp xếp dữ liệu phụ thuộc vào cách dữ liệu sẽ được in. Toàn bộ dữ liệu sẽ được in hay chỉ một số dữ liệu? Dữ liệu sẽ được in theo bố cục dọc hay ngang?

Khi in phiếu bài tập, hãy ghi nhớ những mẹo sau:

• Nếu bảng tính được in theo chế độ xem dọc trên khổ giấy letter (8,5″ x 11″), hãy đặt hầu hết dữ liệu vào các hàng dưới một vài cột. Theo cách này, các tiêu đề sẽ hiển thị trên một tờ giấy.
• Nếu bảng tính được in trên nhiều trang tính, hãy in tiêu đề cột ở đầu mỗi trang. Tiêu đề cột cung cấp tổng quan về dữ liệu và giúp dữ liệu dễ truy cập và dễ đọc hơn.
• Nếu in nhiều cột dữ liệu, hãy sử dụng bố cục ngang để giữ tất cả các tiêu đề trên một trang. Một lần nữa, nếu cần nhiều trang tính, hãy in các tiêu đề cột ở đầu mỗi trang.
• Nếu bảng tính có chứa biểu đồ, hãy di chuyển biểu đồ sang một trang tính riêng trước khi in sổ làm việc.

Không để hàng hoặc cột trống khi nhập dữ liệu liên quan

Các hàng  hoặc  cột trống   trong bảng dữ liệu hoặc các phạm vi dữ liệu liên quan khiến việc sử dụng đúng một số tính năng của Excel như biểu đồ, bảng tổng hợp và các hàm cụ thể trở nên khó khăn.

Ngay cả các ô trống trong một hàng hoặc cột chứa dữ liệu cũng có thể gây ra vấn đề như hình ảnh bên dưới.

Việc không có khoảng trống giúp Excel phát hiện và chọn dữ liệu liên quan khi sử dụng nhiều tính năng như  sắp xếp , lọc hoặc Tự động tính tổng.

Khi bạn muốn chia nhỏ dữ liệu để dễ đọc hơn, hãy sử dụng đường viền hoặc định dạng tiêu đề và nhãn. Sử dụng các tín hiệu trực quan như chữ in đậm, dòng và màu ô để phân tách và làm nổi bật dữ liệu.

Thực hiện theo các mẹo sau khi làm việc với dữ liệu theo hàng và cột:

• Đặt tiêu đề mô tả ở đầu cột đầu tiên của bảng với dữ liệu bên dưới.
• Nếu có nhiều hơn một chuỗi dữ liệu, hãy liệt kê chúng theo từng cột (từ trái sang phải) với tiêu đề của từng chuỗi dữ liệu ở trên cùng.

Giữ dữ liệu không liên quan riêng biệt

Mặc dù việc giữ các dữ liệu liên quan với nhau là điều cần thiết, nhưng việc tách các phạm vi dữ liệu không liên quan cũng rất hữu ích   . Để các cột hoặc hàng trống giữa các phạm vi dữ liệu khác nhau hoặc dữ liệu khác trên bảng tính để Excel chọn đúng phạm vi hoặc bảng dữ liệu liên quan.

Hãy lưu thường xuyên

Tầm quan trọng của việc lưu công việc thường xuyên không thể được cường điệu hóa hoặc nêu ra quá thường xuyên. Nếu bạn sử dụng bảng tính dựa trên web như Google Sheets hoặc Excel Online, việc lưu không phải là vấn đề. Các chương trình này không có tùy chọn lưu. Thay vào đó, bảng tính được lưu tự động vào tài khoản đám mây của bạn bằng tính năng Tự động lưu.

Đối với các chương trình bảng tính trên máy tính để bàn, hãy lưu công việc của bạn sau hai hoặc ba lần thay đổi. Ví dụ, hãy lưu sau khi bạn đã thêm dữ liệu, định dạng tiêu đề cột hoặc nhập công thức. Ít nhất, hãy lưu công việc của bạn sau mỗi hai hoặc ba phút.

Mặc dù tính ổn định của máy tính và phần mềm máy tính đã được cải thiện đáng kể theo thời gian, phần mềm vẫn bị sập, mất điện xảy ra và đôi khi người khác vấp phải dây nguồn của bạn và rút nó ra khỏi ổ cắm trên tường. Và khi tai nạn xảy ra, việc mất dữ liệu sẽ làm tăng khối lượng công việc của bạn khi bạn tái tạo những gì bạn đã làm.

Excel có tính  năng Tự động lưu, thường hoạt động rất tốt, nhưng bạn không nên hoàn toàn dựa vào nó. Hãy tạo thói quen bảo mật dữ liệu của bạn bằng cách lưu thường xuyên.

Phím tắt để lưu

Bạn không cần phải di chuyển chuột đến ribbon và nhấp vào biểu tượng để lưu công việc của mình. Thay vào đó, hãy tập thói quen  lưu bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt .  Khi bạn muốn lưu bảng tính của mình, hãy nhấn Ctrl + S.

Hãy lưu ở hai nơi

Lưu dữ liệu của bạn ở hai vị trí khác nhau cũng rất quan trọng   . Vị trí thứ hai là bản sao lưu. Bản sao lưu tốt nhất là bản sao lưu ở vị trí vật lý khác với bản gốc.

Khi lưu bản sao lưu sổ làm việc của bạn, hãy cân nhắc lưu tệp vào tài khoản đám mây của bạn. Khi sổ làm việc được lưu trữ trên máy tính và trên đám mây, bạn sẽ không chỉ có bản sao lưu trên đám mây mà đám mây được thiết kế với các bản sao lưu dự phòng, nghĩa là dữ liệu của bạn được lưu trữ trên nhiều máy chủ.

Sao lưu dựa trên đám mây

Một lần nữa, việc sao lưu không nhất thiết phải là một công việc tốn thời gian.

Nếu bảo mật không phải là vấn đề, chẳng hạn như nếu bảng tính là danh sách DVD của bạn, thì có lẽ bạn chỉ cần gửi cho mình một bản sao qua email. Nếu bảo mật là vấn đề, thì lưu trữ đám mây là một lựa chọn.

Trong trường hợp bảng tính trực tuyến, chủ sở hữu chương trình sẽ sao lưu máy chủ của họ và điều này bao gồm tất cả dữ liệu người dùng. Nhưng để an toàn, hãy tải xuống một bản sao của tệp vào máy tính của bạn.

Không sử dụng số làm tiêu đề cột và không bao gồm đơn vị trong dữ liệu

Hãy sử dụng tiêu đề ở đầu cột và đầu hàng để xác định dữ liệu của bạn, tiêu đề giúp các thao tác như sắp xếp trở nên đơn giản hơn. Nhưng đừng sử dụng các số như 2012, 2013, v.v. làm tiêu đề.

Như được hiển thị trong hình ảnh ở trên, các tiêu đề cột và hàng là số có thể vô tình được đưa vào phép tính. Nếu công thức của bạn chứa các hàm tự động chọn phạm vi dữ liệu cho  đối số của hàm , chẳng hạn như  AutoSum , thì các số trong tiêu đề cột sẽ gây ra sự cố.

Thông thường, các hàm như vậy, bao gồm cả  AutoMax  và  AutoAverage , trước tiên sẽ tìm kiếm các cột số và sau đó tìm kiếm một hàng số ở bên trái. Bất kỳ tiêu đề nào là số sẽ được bao gồm trong phạm vi đã chọn.

Các số được sử dụng làm tiêu đề hàng có thể bị nhầm là một  chuỗi dữ liệu khác  nếu được chọn làm một phần của phạm vi biểu đồ thay vì được chọn làm nhãn trục.

Định dạng số trong các ô tiêu đề dưới dạng văn bản  hoặc tạo nhãn văn bản bằng cách đặt dấu nháy đơn ( ‘ ) trước mỗi số, chẳng hạn như ‘2012 và ‘2013. Dấu nháy đơn không hiển thị trong ô, nhưng nó sẽ thay đổi số thành dữ liệu văn bản.

Giữ các đơn vị trong tiêu đề

Không nhập tiền tệ, nhiệt độ, khoảng cách hoặc các đơn vị khác vào mỗi ô có dữ liệu số. Nếu bạn làm vậy, có khả năng Excel hoặc Google Trang tính sẽ xem tất cả dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản.

Thay vào đó, hãy đặt các đơn vị vào tiêu đề ở đầu cột để đảm bảo rằng các tiêu đề đó ở định dạng văn bản và không gây ra vấn đề gì.

Văn bản bên trái, số bên phải

Một cách nhanh chóng để biết bạn có dữ liệu văn bản hay số là kiểm tra sự căn chỉnh của dữ liệu trong một ô. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn chỉnh sang trái trong Excel và Google Trang tính, còn dữ liệu số được căn chỉnh sang phải trong một ô.

Mặc dù có thể thay đổi căn chỉnh mặc định này, nhưng định dạng phải được áp dụng sau khi nhập tất cả dữ liệu và công thức. Căn chỉnh mặc định cho bạn biết dữ liệu có được định dạng đúng trong bảng tính hay không.

Phần trăm và ký hiệu tiền tệ

Cách tốt nhất để nhập dữ liệu vào bảng tính là nhập số nguyên rồi định dạng ô để hiển thị số chính xác, ví dụ dưới dạng phần trăm hoặc đơn vị tiền tệ.

Excel và Google Sheets nhận dạng các ký hiệu phần trăm được nhập vào ô cùng với số. Các ứng dụng này cũng chấp nhận các ký hiệu tiền tệ phổ biến, chẳng hạn như ký hiệu đô la ($) hoặc ký hiệu bảng Anh (£) nếu bạn nhập chúng vào ô cùng với dữ liệu số, nhưng các ký hiệu tiền tệ khác, chẳng hạn như Rand Nam Phi (R), được hiểu là văn bản.

Để tránh các vấn đề tiềm ẩn, hãy nhập số tiền rồi định dạng ô theo đơn vị tiền tệ  thay vì nhập ký hiệu tiền tệ.

Sử dụng tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên trong công thức

Cả tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên đều có thể và nên được sử dụng trong các công thức để đảm bảo công thức và toàn bộ bảng tính không có lỗi và luôn được cập nhật.

Tham chiếu ô  là sự kết hợp giữa chữ cái cột và số hàng của  ô , chẳng hạn như A1, B23 và W987. Tham chiếu ô xác định vị trí của dữ liệu trong bảng tính.

Phạm vi được đặt tên hoặc  tên được xác định  tương tự như tham chiếu ô ở chỗ nó được sử dụng để xác định một ô hoặc phạm vi ô trong một bảng tính.

Tham chiếu dữ liệu trong công thức

Công thức được sử dụng trong Excel để thực hiện các phép tính như cộng hoặc trừ.

Nếu số thực tế nằm trong các công thức như:

= 5 + 3

Mỗi lần dữ liệu thay đổi, bạn phải chỉnh sửa công thức. Vì vậy, nếu các số mới là 7 và 6, công thức trở thành:

= 7 + 6

Ngoài ra, nếu bạn nhập dữ liệu vào các ô trong bảng tính, hãy sử dụng tham chiếu ô hoặc tên phạm vi trong công thức thay vì các số.

Nếu bạn nhập số 5 vào ô A1 và số 3 vào ô A2, công thức sẽ trở thành:

= A1 + A2

Để cập nhật dữ liệu, bạn sẽ thay đổi nội dung của ô A1 và A2 nhưng vẫn giữ nguyên công thức. Excel sẽ tự động cập nhật kết quả công thức.

Phương pháp này hữu ích khi bảng tính chứa các công thức phức tạp và khi nhiều công thức tham chiếu đến cùng một dữ liệu. Khi đó, bạn sẽ chỉ thay đổi dữ liệu ở một vị trí, từ đó cập nhật các công thức tham chiếu đến dữ liệu đó.

Tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên cũng làm cho bảng tính an toàn hơn bằng cách bảo vệ các công thức khỏi những thay đổi vô tình trong khi vẫn có thể truy cập được các ô dữ liệu thay đổi.

Trỏ vào Dữ liệu

Một tính năng khác của Excel và Google Sheets là tham chiếu ô hoặc tên phạm vi có thể được nhập vào công thức bằng cách sử dụng  trỏ  , bao gồm nhấp vào ô để nhập tham chiếu vào công thức. Trỏ giúp giảm khả năng xảy ra lỗi do nhập sai tham chiếu ô hoặc viết sai tên phạm vi.

Sử dụng Phạm vi được Đặt tên để Chọn Dữ liệu

Việc đặt tên cho vùng dữ liệu có liên quan sẽ giúp việc chọn dữ liệu sẽ được sắp xếp hoặc lọc dễ dàng hơn.

Nếu kích thước của vùng dữ liệu thay đổi, hãy chỉnh sửa phạm vi được đặt tên bằng Trình quản lý tên .

Không để ô chứa công thức bị mở khóa

Sau khi dành nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức và sử dụng đúng tham chiếu ô, nhiều người mắc sai lầm khi để các công thức đó dễ bị thay đổi do vô tình hoặc không cố ý.

Khóa các ô chứa công thức của bạn nếu bạn sử dụng tham chiếu ô hoặc phạm vi được đặt tên. Nếu cần, hãy bảo vệ ô bằng mật khẩu để giữ an toàn cho chúng.

Đồng thời, hãy để các ô chứa dữ liệu không khóa để người dùng có thể nhập thay đổi và cập nhật bảng tính.

Việc bảo vệ một bảng tính hoặc sổ làm việc là một quá trình gồm hai bước:

1. Đảm bảo rằng các ô đã được khóa đúng .
2. Bảo vệ bảng tính bằng cách thêm mật khẩu.

Hãy sắp xếp dữ liệu của bạn

Hãy sắp xếp dữ liệu  sau khi bạn nhập xong. Làm việc với lượng nhỏ dữ liệu chưa được sắp xếp trong Excel hoặc Google Trang tính thường không phải là vấn đề, nhưng khi bảng tính lớn hơn, việc làm việc hiệu quả sẽ trở nên khó khăn.

Dữ liệu được sắp xếp dễ hiểu và phân tích hơn. Một số hàm và công cụ, chẳng hạn như  VLOOKUP  và  SUBTOTAL , yêu cầu dữ liệu được sắp xếp để trả về kết quả chính xác.

Ngoài ra,  hãy sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách khác nhau  để phát hiện những xu hướng ban đầu không dễ nhận thấy.

Chọn dữ liệu cần sắp xếp

Excel cần biết phạm vi chính xác mà bạn cần sắp xếp và xác định các vùng dữ liệu liên quan nếu có:

1. Không có hàng hoặc cột trống trong vùng dữ liệu liên quan.
2. Các hàng và cột trống giữa các vùng dữ liệu có liên quan.

Excel cũng xác định xem vùng dữ liệu có  tên trường hay không  và loại trừ hàng đó khỏi quá trình sắp xếp.

Tuy nhiên, việc cho phép Excel chọn phạm vi để sắp xếp có thể khá rủi ro, đặc biệt là với lượng dữ liệu lớn và khó kiểm tra.

Sử dụng tên để chọn dữ liệu

Để đảm bảo dữ liệu được chọn đúng, hãy tô sáng phạm vi trước khi bắt đầu sắp xếp. Nếu bạn định sắp xếp cùng một phạm vi dữ liệu nhiều lần, cách tiếp cận tốt nhất là đặt tên cho phạm vi đó.

Khi bạn sắp xếp một phạm vi dữ liệu được đặt tên, hãy nhập tên vào Hộp  Tên hoặc chọn tên từ danh sách thả xuống liên quan. Excel sẽ tự động tô sáng phạm vi dữ liệu chính xác trong bảng tính.

Sắp xếp các hàng và cột ẩn

Excel không bao gồm  các hàng và cột dữ liệu ẩn  khi sắp xếp, do đó, các hàng và cột này phải được bỏ ẩn trước khi sắp xếp. Ví dụ, nếu hàng 7 bị ẩn trong phạm vi dữ liệu sẽ được sắp xếp, nó sẽ vẫn là hàng 7 và sẽ không được di chuyển đến đúng vị trí của nó trong dữ liệu đã sắp xếp.

Tương tự với các cột dữ liệu.  Sắp xếp theo hàng  liên quan đến việc sắp xếp lại các cột dữ liệu, nhưng nếu Cột B bị ẩn trước khi sắp xếp, nó sẽ vẫn là Cột B sau khi sắp xếp.

Lưu trữ số dưới dạng số

Kiểm tra xem tất cả các số có được định dạng dưới dạng số không. Nếu kết quả không như bạn mong đợi, cột có thể chứa các số được lưu trữ dưới dạng văn bản chứ không phải dưới dạng số. Ví dụ, các số âm được nhập từ một số hệ thống kế toán hoặc một số được nhập bằng dấu nháy đơn ( ‘ ) ở đầu được lưu trữ dưới dạng văn bản.

Khi dữ liệu được sắp xếp nhanh bằng  nút AZ  hoặc  ZA  , mọi thứ có thể trở nên sai lệch. Nếu có một hàng trống hoặc các cột trống trong dữ liệu, một số dữ liệu sẽ được sắp xếp và một số thì không. Cách dễ nhất để đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng phạm vi dữ liệu trước khi sắp xếp là đặt tên cho phạm vi đó.

Nếu một ô duy nhất được chọn, Excel sẽ mở rộng vùng chọn thành một phạm vi (giống như khi nhấn  Ctrl + Shift + 8 ) được giới hạn bởi một hoặc nhiều cột và hàng trống. Sau đó, Excel sẽ kiểm tra hàng đầu tiên trong phạm vi đã chọn để xác định xem nó có chứa thông tin tiêu đề hay không.

Tiêu đề cột phải đáp ứng các hướng dẫn nghiêm ngặt trước khi Excel nhận dạng nó là tiêu đề. Ví dụ, nếu có ô trống trong hàng tiêu đề, Excel có thể nghĩ rằng đó không phải là tiêu đề. Tương tự như vậy, nếu hàng tiêu đề được định dạng giống như các hàng khác trong phạm vi dữ liệu, thì Excel có thể không nhận dạng được tiêu đề. Ngoài ra, nếu bảng dữ liệu bao gồm văn bản và hàng tiêu đề không chứa gì ngoài văn bản, Excel sẽ không nhận dạng được hàng tiêu đề; hàng tiêu đề trông giống như một hàng dữ liệu khác đối với Excel.

Excel chỉ sắp xếp sau khi phạm vi được chọn và Excel xác định xem có hàng tiêu đề hay không. Kết quả sắp xếp phụ thuộc vào việc Excel có chọn đúng cả phạm vi và xác định hàng tiêu đề hay không. Ví dụ, nếu Excel không nghĩ rằng có hàng tiêu đề, thì tiêu đề sẽ được sắp xếp vào phần thân của dữ liệu.

Để đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng  phím tắt Ctrl + Shift + 8 để xem Excel chọn gì. Nếu không khớp với mong đợi của bạn, hãy sửa đổi ký tự của dữ liệu trong bảng hoặc chọn phạm vi dữ liệu trước khi sử dụng  hộp thoại Sắp xếp  .

Để đảm bảo tiêu đề được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng  phím tắt Ctrl + Shift + 8  để chọn phạm vi dữ liệu, sau đó xem hàng đầu tiên. Nếu tiêu đề có các ô trống trong số các ô được chọn ở hàng đầu tiên, hàng đầu tiên được định dạng giống như hàng thứ hai hoặc bạn đã chọn nhiều hơn một hàng tiêu đề, thì Excel sẽ cho rằng không có hàng tiêu đề. Để sửa lỗi này, hãy thực hiện các thay đổi trong hàng tiêu đề để đảm bảo Excel nhận dạng được chúng.

Nếu bảng dữ liệu của bạn sử dụng tiêu đề nhiều hàng, Excel có thể gặp khó khăn khi nhận dạng chúng. Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi bạn mong đợi Excel bao gồm các hàng trống trong tiêu đề đó; Excel không thể tự động thực hiện điều đó. Tuy nhiên, bạn có thể chọn các hàng cần sắp xếp trước khi thực hiện sắp xếp. Nói cách khác, hãy nêu cụ thể những gì bạn muốn Excel sắp xếp; đừng để Excel đưa ra giả định thay bạn.

Lưu trữ Ngày và Giờ dưới dạng Văn bản

Nếu kết quả sắp xếp theo ngày không như mong đợi, dữ liệu trong cột chứa khóa sắp xếp có thể chứa ngày hoặc giờ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản thay vì dưới dạng số (ngày và giờ được định dạng là dữ liệu số).

Trong hình ảnh trên, hồ sơ của A. Peterson nằm ở cuối danh sách, trong khi dựa trên ngày mượn là 5 tháng 11 năm 2014, hồ sơ này phải nằm trên hồ sơ của A. Wilson, hồ sơ cũng có ngày mượn là 5 tháng 11. Lý do dẫn đến kết quả không mong muốn này là ngày mượn của A. Peterson được lưu trữ dưới dạng văn bản thay vì dạng số.

Dữ liệu hỗn hợp và sắp xếp nhanh

Khi sử dụng phương pháp sắp xếp nhanh với các bản ghi có chứa dữ liệu văn bản và số, Excel sẽ sắp xếp dữ liệu số và văn bản riêng biệt, đặt các bản ghi có dữ liệu văn bản ở cuối danh sách đã sắp xếp.

Excel cũng có thể bao gồm các tiêu đề cột trong kết quả sắp xếp, hiểu chúng chỉ là một hàng dữ liệu văn bản khác chứ không phải là tên trường cho bảng dữ liệu.

Sắp xếp cảnh báo

Khi sử dụng hộp thoại Sắp xếp, ngay cả khi sắp xếp theo một cột, Excel có thể hiển thị cảnh báo rằng đã gặp dữ liệu được lưu trữ dưới dạng văn bản và đưa ra các tùy chọn sau:

• Sắp xếp mọi thứ trông giống số thành số.
• Sắp xếp riêng biệt số và số được lưu trữ dưới dạng văn bản.

Tùy chọn đầu tiên đặt dữ liệu văn bản vào đúng vị trí của kết quả sắp xếp. Tùy chọn thứ hai đặt các bản ghi chứa dữ liệu văn bản ở cuối kết quả sắp xếp giống như với sắp xếp nhanh.

Xem Thêm:

• Phạm Vi Dữ Liệu Trong Excel
• Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel
• Máy Tăm Nước Cho Răng Niềng
• Thang nhôm nikita chính hãng